Die ehrlichste Seite dieses Bereichs: Es gibt gute Gründe, keine eigene Software zu bauen. Hier sind sie.
1. Für Standardaufgaben gibt es Standardsoftware
Buchhaltung, Lohn, Kasse, E-Mail, Office: Diese Probleme haben Millionen Betriebe — und deshalb gibt es dafür ausgereifte, geprüfte, laufend gepflegte Programme. Eine Eigenentwicklung wäre hier teurer, schlechter und rechtlich riskanter. Wer Ihnen für die Lohnabrechnung eine Eigenentwicklung verkaufen will, dem sollten Sie misstrauen.
2. Unter zwei Stunden im Monat rechnet es sich fast nie
Ein Werkzeug ab 3.000 € gegen einen Vorgang, der 20 Minuten pro Woche kostet? Bei 60 € Stundensatz sind das rund 1.000 € im Jahr — die Amortisation dauert Jahre, und in der Zeit ändert sich Ihr Betrieb. Lassen Sie es. Ein Textbaustein, eine bessere Vorlage oder zehn Minuten Aufräumen im bestehenden Programm lösen solche Fälle billiger.
3. Ein Ablauf, der sich ständig ändert, ist nicht reif
Automatisierung gießt einen Ablauf in Form. Wenn der Ablauf selbst noch flüssig ist — neues Team, neues Geschäftsfeld, monatlich neue Ausnahmen —, zementiert Software den falschen Stand. Erst stabilisieren, dann automatisieren. Das Zwischenergebnis kostet nichts: eine saubere schriftliche Arbeitsanweisung. Die braucht die Software später sowieso.
4. Ohne Zuständigen im Haus kippt jedes Werkzeug
Jede Software braucht einen Menschen, der sie benutzt, Rückmeldungen sammelt und die Sicherung im Blick hat. Das ist keine Vollzeitstelle — aber wenn niemand zuständig ist, verwaist das beste Werkzeug. Diese Frage stelle ich im Zeitfresser-Check ausdrücklich, und „niemand“ ist ein Abbruchgrund.
5. Wenn der Engpass kein Software-Problem ist
Manchmal ist der Zeitfresser in Wahrheit ein unklarer Prozess, eine Doppelzuständigkeit oder ein Programm, das schon alles kann und nur falsch eingerichtet ist. Dann ist die richtige Antwort Beratung oder Einrichtung — nicht Neubau. Auch das ist ein mögliches Ergebnis des Checks, und es ist das günstigste.
Und wann lohnt es sich doch?
Wenn ein klarer, stabiler Vorgang regelmäßig Stunden frisst, es nichts Passendes zu kaufen gibt und jemand im Haus das Werkzeug leben lässt. Dann — und erst dann — rechnet sich Maßarbeit. Wie die Prüfung abläuft, steht auf der Übersichtsseite.
Häufige Fragen
Warum schreiben Sie das so offen?
Weil es stimmt — und weil ein abgeratenes Projekt der günstigste Beweis ist, dass Sie mir beim nächsten trauen können. Mein Geschäftsmodell ist die richtige Antwort, nicht das größtmögliche Projekt.
Woher weiß ich, in welche Kategorie mein Fall gehört?
Genau dafür gibt es den Zeitfresser-Check für 500 €: eine Messung, eine Rechnung, eine von drei klaren Antworten. Eine davon kann „lassen Sie es“ sein.
Der nächste Schritt
Erzählen Sie mir von dem einen Vorgang, der Sie jede Woche ärgert. Der Zeitfresser-Check (500 € netto, bei Beauftragung voll angerechnet) beantwortet, ob sich dafür etwas Fertiges, Bordmittel oder etwas Eigenes lohnt — ehrlich in alle drei Richtungen.
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